1. 到公证处办理《协议书》公证；

2. 凭公证书、外语成绩复印件到省教育厅领取资助证明；

3. 凭资助证明与外方联系，请对方发出邀请函；

4．填写《教职工因公出国（境）申请表》，报各级领导审批后，与人事处签订进修协议；

5. 将邀请信与《教职工因公出国（境）申请表》及其它相关材料送交国际处，国际处在校园网公示五个工作日无异议后,行文向省外办履行报批手续(如是厅级干部需将请示报省政府)；请示后附出访人员名单、行程安排、邀请信复印件、《因公临时出国任务和预算审批意见表》、公示结果及《因公临时出国境人员备案表》等材料；

6. 取得任务批件后，带身份证到公安局办理因私护照；（因私护照可提前办理）

7. 准备签证材料，办理签证(去美国须到驻上海领馆面签，去欧洲国家须到上海或南京领馆采集指纹)；

8. 国际处行文向省教育厅办理拨付奖学金请示，请示后附省政府出国、赴港澳任务批件、护照、签证复印件、邀请信中英文复印件、保证金交存证明及公证后的《协议书》。

9．购机票、保险等，赴国外访学。

注：有些国家要求入境时需携带邀请信原件、住宿证明、保险等材料。